Onviressä on kuluneen vuoden toiminut asiantuntijatehtävässä Mervi Karvonen, jolla on 30 vuoden kokemus järjestelmä- ja ulkoistettujen palveluiden yhteistyösopimuksista. Mervi antaa seuraavassa tärkeitä vinkkejä palvelujen hankintaan.

Perinteisesti talous- ja palkkapalvelut on tuotettu omalla henkilökunnalla ja hankittu tähän tarkoitukseen avuksi sopivat järjestelmät. Järjestelmien hankkiminen onkin useille tuttua ja järjestelmille osataan vaatia erilaisia ominaisuuksia. Tänä päivänä eläköitymisten myötä on lähdetty miettimään talous- ja palkkapalvelujen hankintaa ulkoa erilaisilta toimijoilta. Tämä vaatii kilpailutusta ja palvelun hankkiminen sekä ostaminen on voinut tuoda haasteita. Onkin siirryttävä järjestelmän hankinnasta palvelukokonaisuuden hankintaan.

Palveluiden hintavertailu ei olekaan aivan suoraviivaista. Suurin haaste tässä on se, että pitää tunnistaa mitä kustannuksia otetaan mukaan hintavertailuun verrattuna siihen, jos palvelut tuotettaisiin itse. Tärkeintä on ensin selvittää nykykustannukset. Tässä ongelmana on se, että pidetään tiettyjä kustannuksia niin sanotusti itsestäänselvyytenä eikä niitä huomata välttämättä laskea mukaan hintavertailuun. Tästä esimerkkeinä:

• palkat sivukuluineen
• vuokrat
• työvälineet
• nykyjärjestelmien kustannukset millä palvelu tuotetaan
• prosessit ovat usein vanhoja: ”tehdään niin kuin aina on tehty”
• muiden kustannusten seuranta ja irrottaminen tarkasteluun

Palveluntarjoajat ilmoittavat eri tavalla hintojaan. Esimerkiksi osa ilmoittaa erikseen järjestelmäkustannukset, joilla palvelut tuotetaan ja henkilötyöt erikseen. Osa puolestaan ilmoittaa ne kuuluvaksi palvelun hintaan.

Hinnoittelumalleja on erilaisia. Käytetään esimerkiksi suoritehintaa, työnhintaa, järjestelmän ylläpitohintaa ja muita kustannuksia. Käyttöönottokustannuksia tulee aina, mutta olennaista on verrata jatkuvan palvelun hintaa.

Sama pätee toisinpäin: hankinnan tärkein kriteeri on se, mitä palvelua maksetulla rahalla saa. Siksi on syytä vaatia tarkat palvelukuvaukset ja vastuunjakotaulukot, joista selviää mitä kyseiseen hintaan sisältyy. Palveluja on myös eritasoisia: peruspalvelut, lisäpalvelut ja asiakaskohtaiset palvelut. Näistä täytyy löytää se oikea ja soveltuvin. Ensin on hyvä lähteä liikkeelle peruspalveluista ja laajentaa sitten tarpeen mukaan, eikä haalia kaikkea kerralla.

Palveluun siirryttäessä talous- ja palkkahallinnon prosessit muuttuvat todella paljon ja tämä haaste tuo asiakkaan päässä usein muutosvastarintaa. Prosessit pitää käydä yhdessä läpi ja ottaa uudet prosessit hallitusti käyttöön. Palvelun tuottaja valitsee useimmiten itse, millä järjestelmällä tuottaa palvelua. Lisäksi otetaan käyttöön sähköisiä lomakkeita, koska tällä tavalla päästään kustannustehokkaaseen palveluun, jolla puolestaan on suora vaikutus asiakaan palvelukustannuksiin. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakkaalla ei ole suurta vaikutusmahdollisuutta järjestelmän valintaan.

Ulkoistettu talous- ja henkilöstöpalvelu ei sisällä mitään päätöstä vaativia työtehtäviä, vaan asiakas tekee kaikki päätökset itse. Esimerkkinä tässä palkanlaskentapalveluista ovat TES-tulkinnat, jotka kuuluvat asiakkaalle. Palvelun tuottaja tekee peruspalveluissa niin sanotun perustyön. Erityisosaamista tarjotaan myös erillisveloituksena vaikkapa konsultointina. Talous- ja palkkahallinnon palvelussa on hyvä muistaa, ettei kaikkea osaamista voi ulkoistaa. Palvelun tuottaja tarvitsee asiakaspäässä yhteyshenkilöt tai kumppanit, joiden kanssa asioidaan ja puhutaan samaa kieltä.

Ulkoistetuilla palveluilla asiakas voi saavuttaa taloudellista hyötyä ja toiminnallista tehokkuutta, sekä asiantuntemus lisääntyy yhteistyökumppanuuden kautta.